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データシェアリングによるペーパーレス化
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仕事上、工程を管理するための会議に数多く出席している。

会議までに資料を作成するのはいいが

出席する人数に合わせて資料を用意するのは大変である。

また、部数が多いと、紙を大量に印刷することになるので

ペーパーレス化やエコの観点から問題がある。

会議で用意したすべての紙の総枚数を推測するとゾッとするくらいである。
20090410233847



パワーポイントでの説明は、あくまで部内に説明する時に使用するものであり

工程会議のように施工管理の現場には向かない。

職場に持って帰れるものが必要である。

会議室内にパソコンがずらっと設置された現場事務所があるわけもない。



そこで提案。

データーシェアリングによるペーパーレス化はどうだろう。
20090410233845.jpg

データの共有化にはBluetoothによる通信を利用する。

会議に出席する各系統が、資料をPDF化して持ち寄る。

それを会議室に設置したBluetooth端末に送信し、すべてのデータが揃った場合には

全ての端末へ向けて、データを送信する。

20090410233840.jpg
会議室は、ちょうど机の真中がぽっかり空いている。

その部分にBluetoothを送受信できる機器をセットし

端末をもった各個人が椅子にすわることで、データの送受信が可能な形ができあがるわけである。

端末には、もちろん以前提案した大型iPod touchのような機器が必要である。
20090410233849.jpg
データの上から文字や図を書き込めないと意味がない。

大型iPod touchによる施工管理

全員が持ち寄った行程表や必要な資料を基に会議を行い

メモが必要な資料には上から手描きでメモを残していく。
20090410233843.jpg
職場にすべてのデータを持ち帰り

PCと接続することで、データをPC内に保存する。

もちろんここでもBluetooth通信でも構わないが。

会議資料として、すべてのPDFをフォルダ内に収納して管理するのもいいし

回覧用として、必要な書類のみ印刷するのでも構わない。


会議用に大量の資料を印刷することから見れば、大幅なペーパーレス化が可能である。


紙の使用枚数の削減は、会社経営にとっても、エコの観点からみても重要である。

両面印刷や縮小印刷も大事だが

もっと抜本的なやり方をしないと大幅なペーパーレス化は無理だろう。


ペーパーレス化という共通のメリットがある方法であれば

すべての会社で統一した取組みが可能である。


あとはデータを送受信できる機器、データを持ち運ぶ端末を少しでも安く提供できれば

そこには紙を必要としない会議が待っている。
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【2009/04/10 23:38 】 | 仕組み | コメント(2) | トラックバック(0)
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コメント
おっしゃりたい事は、身に滲みて良くわかります。
僕もそうなればイイナと心から思います。

もっと言えば、20年も前の技術でさえ、
このようなペーパーレス化は95%可能でしたが、
コンピュータの高度化、DTP差布との普及が返って、
企画書などのページの増加を招き
ペーパーレス化の掛け声とは裏腹に「紙の無駄遣い」は
数十倍に増えたように思います。

僕の場合など、相手は社内の人間ではなくお客様ですから、
その人数がヤタラ多く、その多くがどうせ聞きもしない上司や、
ついでに出席している部外者に近いとしても、
毎回数十枚の企画書コピーを、しかもフルカラーで何十部ももっていくのは、
とても無駄で情けないことと思いますが、

これが公官庁の場合だと、コピーの数も回数も数倍に増えるので、
僕は公務員が大きらいですが、
こうしたバカな会議が減らない限り、紙の消費量は絶対に減らないと考えます。
情けないですね。
【2009/04/11 04:24】| URL | 癌ダム4D #- [ 編集 ]
癌ダム4Dさんへ
コメントありがとうございます。

もっと紙の使用量削減を進めるべきですよね。
再生紙だから環境にいいみたいな風潮は間違っていると思います。

確かに昔のOHPの頃に比べて、パワーポイントなどのプレゼンソフトの普及によって、気軽にページ数を増やしているかも知れません。。。。。

会議の中で、本当にその内容を伝えたい人はわずかですが、それ以外の人への義理立てとして部数を用意している部分が多いですよね。私も同感です^^
せめて会議に出ているならせめて一言でも発言でもしれくれればいいですけど。

データの共有化による大幅なペーパーレス化は一気に実現するのは無理かもしれませんが、いつか近い未来に実現して欲しいものです。
【2009/04/12 21:30】| URL | オリス #- [ 編集 ]
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